Verzamel de belangrijkste momenten en praktische vragen. Een eerste versie mag nog open punten bevatten, als die herkenbaar zijn gemarkeerd.
Noteer per moment de bevestigde tijd, plek en relevante informatie. Denk aan de verschillende groepen gasten die mogelijk niet allemaal hetzelfde programma volgen.
Maak onderscheid tussen een vaststaand gegeven en een wens. Het ontwerp moet kunnen laten zien wat iemand daadwerkelijk kan gebruiken voor de voorbereiding.
Verzamel namen, locatiegegevens en programmamomenten in een document dat jullie samen als uitgangspunt gebruiken. Geef aan welke onderdelen bevestigd zijn en welke nog kunnen veranderen. Dat voorkomt dat een verouderde tijd ongemerkt in een nieuwe versie terugkomt.
Verzamel teksten en beelden met toestemming voor het beoogde gebruik. Een foto die op een telefoon staat is niet automatisch bedoeld om met alle gasten of openbaar te delen.
Bespreek hoe de uitnodiging toegankelijk wordt gemaakt en welke informatie voor wie zichtbaar moet zijn.
Controleer de schrijfwijze van namen en het exacte adres voordat informatie naar een ontwerp wordt overgenomen. Spreek af wie inhoudelijke correcties verzamelt. Eén samenhangende reactie is beter te verwerken dan losse tegenstrijdige berichten.
Persoonlijke boodschap en praktische gegevens scheiden.
Werk met één hoofdversie van namen, tijden en adressen. Lees de tekst hardop en controleer of een gast begrijpt welke onderdelen voor hem of haar gelden. Een persoonlijke toon werkt het best naast duidelijke praktische gegevens.
Geschikte kwaliteit en gebruiksrechten controleren.
Kies beelden die bij jullie verhaal passen en ook op een klein scherm begrijpelijk blijven. Vermijd informatie die alleen als tekst in een foto staat. Controleer bovendien of het gekozen materiaal gedeeld mag worden.
Alleen vragen die echt nodig zijn voor de organisatie.
Beschrijf hoe gasten hun aanwezigheid of een vraag kunnen doorgeven en wie die reacties ontvangt. Vraag alleen gegevens die voor de organisatie nodig zijn. Een duidelijk vervolgstapje voorkomt dat iemand na het invullen niet weet wat er gebeurt.
Laat bevestigde updates via een herkenbaar overzicht lopen. Zo wordt duidelijk welke tekst verandert en welke versie de juiste is.
Bij reacties van gasten moeten doel, toegang en bewaartermijn worden bepaald. Gegevens over bijvoorbeeld dieetwensen vragen extra zorg en mogen niet zonder reden breed worden gedeeld.
Voor afbeeldingen is niet alleen de uitstraling van belang. Bespreek of je de foto mag gebruiken en of de uitsnede op een telefoon nog begrijpelijk is. Deel geen gastenlijsten als die niet nodig zijn om de vorm en inhoud te bespreken.
Het verhaal, programma en de open vragen vormen een goed vertrekpunt.
Bespreek jullie uitnodiging