Deel een beschrijving van de gelegenheid, het programma en de inhoud die al beschikbaar is. Benoem welke functies jullie willen bespreken.
Vertel voor welke gelegenheid je een digitale uitnodiging of trouwwebsite wilt laten maken en welke informatie al bekend is. Een gewenste periode en enkele stijlreferenties geven context aan het gesprek.
E-mail houdt teksten en referenties bij elkaar. Een telefoongesprek kan helpen om de eerste vragen te ordenen. De inhoud, functies en het beheer worden voor het project afgesproken.
Een eerste gesprek heeft meestal genoeg aan het verhaal en de structuur van het verzoek. Deel persoonsgegevens van gasten alleen wanneer die nodig zijn en de manier van verwerken is afgesproken.
Verzamel foto’s en teksten met toestemming en vermijd onnodige gevoelige informatie in een gewone eerste e-mail.
Voeg alleen de gegevens toe die nodig zijn om het project te bespreken. Een gastenlijst of privégegevens van genodigden zijn bij die eerste kennismaking niet nodig. Geef bij een voorbeeld aan wat je erin aanspreekt, zodat de verwijzing een duidelijke bedoeling krijgt.
Programma, stijl en materiaal dat beschikbaar is.
Stuur een korte omschrijving van de gelegenheid en de belangrijkste informatie voor gasten. Benoem de gewenste sfeer en wat al vaststaat. Volledige gastenlijsten of gevoelige persoonlijke gegevens zijn voor een eerste gesprek niet nodig.
Welke informatie gasten moeten vinden en welke reacties nodig zijn.
Beschrijf welke handelingen jullie willen ondersteunen, zoals programma bekijken, locatie vinden of aanwezigheid doorgeven. Vermeld wie reacties gaat verwerken. Daarmee kan de inhoud vanuit het gebruik van de gast worden besproken.
